L’affidamento deve essere richiesto al Comune dove l'urna viene stabilmente collocata sulla base della volontà espressa per iscritto o verbalmente in vita dal soggetto. La volontà espressa verbalmente in vita dal soggetto, è documentata come dichiarazione del coniuge e/o di tutti i congiunti di primo grado previo accordo nell’individuazione dell’affidatario unico (ai sensi del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445).
Nel caso in cui il defunto non lasci il coniuge o parenti di primo grado in grado di attestare la propria volontà, questa potrà essere documentata con dichiarazione resa dal parente più prossimo individuato secondo gli articoli 74, 75, 76 e 77 del codice civile.
Cessando le condizioni di affidamento (esempio morte dell'affidatario), l'urna dovrà essere consegnata all'autorità comunale per la sua conservazione all'interno del cimitero, oppure, se l'affidatario cambia il luogo di conservazione dell'urna, (ad esempio cambio di residenza), dovrà comunicarlo al nuovo comune entro 20 giorni e sarà redatto un nuovo atto di affidamento.
Il comune si riserverà di effettuare, a campione, al domicilio degli affidatari, periodici controlli, affinché vengano rispettate le condizioni di legge nella conservazione dell'urna.